النظام المحاسبي على إكسل: من القيد إلى القوائم

لمن هذا المنتج

• محاسب المنشأة الصغيرة أو المتوسطة الذي يريد دفاتر كاملة مترابطة بدل شيتات متفرقة.
• صاحب المنشأة الذي يمسك حساباته بنفسه، ومنها المنشآت الخاضعة للنظام الضريبي المبسط (حجم أعمال حتى 20 مليون جنيه سنوياً).

ما في الحزمة

• 01 - النظام المحاسبي (تجاري وخدمي): للتجارة والخدمات.
• 02 - النظام المحاسبي (صناعي): نفس النظام، ويضيف الخامات والإنتاج التام وأمر إنتاج مبسط بتكلفته وتكلفة الوحدة.
• 03 - مثال محلول للتجربة (تجاري وخدمي): ملف صغير بأرقام المثال نفسه في العرض التقديمي، تجرّب فيه قبل أن تبدأ ملفك الحقيقي.
• العرض التقديمي (PowerPoint وPDF): شرح بالصور الحقيقية لكل خطوة وكل تقرير، وما يُطبع، والتنبيهات، وقيد تسوية ضريبة القيمة المضافة وسدادها، والانتقال إلى السنة الجديدة خطوة بخطوة، ومصادر المعلومات النظامية بروابطها.

تختار ملفاً واحداً حسب نشاطك، والملفان يعملان بنفس الطريقة، وملف المثال للتجربة فقط.

ماذا تكتب وماذا تحصل عليه

تكتب في الخانات الحمراء فقط: بيانات المنشأة وبداية السنة، والأرصدة الافتتاحية في دليل الحسابات الجاهز، ثم القيود في اليومية سطراً لكل طرف. وفي السطر نفسه أعمدة اختيارية: العميل أو المورد، ومركز التكلفة، والصنف والكمية، وسعر الصرف للحسابات بالعملة. ولكل عميل أو مورد تاريخ اختياري لرصيده الافتتاحي يُحسب منه عمر الدين، ولكل صنف كمية أول المدة وقيمتها.

وتحصل تلقائياً على:

• سند القيد بالتوقيعات، ودفتر اليومية.
• كشف الحساب من الأستاذ بالرصيد الجاري لأي حساب.
• ميزان المراجعة بالأرصدة والمجاميع لأي فترة، مع فحص التوازن.
• قائمة الدخل من بداية السنة حتى نهاية الفترة، والمركز المالي، مع المقارنة بالسنة السابقة وفحص توازن العمودين.
• كشف حساب العميل أو المورد برصيده بطبيعته (مدين للعميل ودائن للمورد)، وأعمار الديون (حتى 30 و60 و90 وأكثر من 90 يوماً) من تاريخ كل رصيد، مع مطابقة المجموع بحساب العملاء أو الموردين.
• النقدية والبنوك وأرصدة العملات وفرق التقييم بسعر الإقفال.
• المخزون كمية وقيمة بالمتوسط المرجح، وكارت الصنف، وتنبيه حد الطلب. تكلفة المبيعات تُحسب تلقائياً، ومصروفات نقل وتخليص المشتريات تدخل تكلفة المخزون، فلا تكتب قيد تكلفة.
• في الصناعي: أمر الإنتاج بتكلفة خاماته وتكاليف تشغيله بنسبة شهره، وتكلفة الوحدة المنتجة.
• الإيرادات والمصروفات حسب مراكز التكلفة.
• دفاتر وسجلات النظام المبسط الواردة في قرار وزير المالية رقم 420 لسنة 2025: يومية المبيعات، ويومية المشتريات، وملخص ضريبة القيمة المضافة لكل شهر وربع ميلادي، وسجل الأصول الثابتة، وسجل المخزون آخر المدة بالتكلفة أو صافي القيمة البيعية أيهما أقل.
• قيد تسوية ضريبة القيمة المضافة وسدادها لا يغيّر ملخص الضريبة ولا يوميتي المبيعات والمشتريات: التسوية المعتادة آخر الفترة (من ح/ ضريبة المبيعات، إلى ح/ ضريبة المشتريات وح/ الضريبة المستحقة)، أو السداد من ح/ الضريبة المستحقة، أو السداد مباشرة من ح/ ضريبة المبيعات، تبقى في الدفاتر، والملخص من قيود البيع والشراء وحدها. والقيد مشروح خطوة بخطوة في ورقة البداية وفي العرض التقديمي.
• متابعة حجم الأعمال شهرياً مقابل حد 20 مليون جنيه، مع تنبيه عند الاقتراب وعند التجاوز، وضريبة تقديرية بشريحة المتوقع للسنة. ونسبة التنبيه والحد ونسبة التجاوز وجدول الشرائح خانات تعدّلها إن تغير القانون قبل التحديث السنوي.
• أرصدة أول السنة التالية: الحسابات والعملاء والموردون والأصناف، بالمخزون بقيمة الجرد والأرباح المرحلة بربح السنة. ولا تظهر «جاهزة للنقل» إلا إذا كانت نهاية الفترة نهاية السنة، ولم توجد قيود مستبعدة ولا أصناف بالسالب، وتوازنت الأرصدة، وطابق سجل الأصول الدفاتر، وطابقت الأطراف حساباتها.

كل تقرير يُطبع كاملاً بأمر طباعة واحد: رأس الأعمدة في كل صفحة، وفي الكشوف الرصيد المنقول ومجموع الصفحة، وفي دفتر اليومية المجموع من أول الفترة، والتذييل يرقّم الصفحات «صفحة X من Y». وأوراق الإدخال تطبع جداولها بالأبيض والأسود.

القيد الخاطئ (غير متوازن، أو حساب غير موجود، أو تاريخ خارج السنة) يُستبعد من التقارير حتى تصححه، مع تنبيه بجواره. والمستند المكرر يُستبعد كذلك: رقم مستند بيع أو شراء في أول سطر من القيد سبق في قيد من النوع نفسه (وفي الشراء للمورد نفسه) في آخر 3,000 سطر قبله؛ يُستبعد القيد المكرر وحده ويبقى الأصلي، وبجوار التنبيه رقم صف القيد الأصلي. وأرقام القيود تصاعدية: رقم القيد الأقل من رقم القيد الذي قبله يُستبعد في اليومية كلها؛ فإن كان الرقم مستخدماً في آخر 3,000 سطر ظهر «رقم القيد مستخدم في قيد سابق» وبجواره صف القيد الأصلي، وإلا ظهر «رقم القيد أقل من رقم القيد السابق». وورقة «ابدأ هنا» تعرض حالة الملف كله في ثمانية عشر فحصاً.

ما لا يفعله

• لا يصدر فاتورة ولا إيصالاً: الفاتورة والإيصال الإلكتروني من منظومة مصلحة الضرائب وحدها.
• لا يحسب ضريبة القيمة المضافة على العمليات؛ يقرأ ما تقيده أنت في حساباتها.
• كشف حساب الطرف وكارت الصنف ويومية المبيعات أو المشتريات تُطبع حتى 5,000 سطر في الفترة، وما زاد يظهر عليه تنبيه فتقسم الفترة. أما دفتر اليومية والأستاذ فحتى سعة اليومية كلها.
• المستند المكرر يُفحص في أول سطر من كل قيد بيع أو شراء، ويُبحث عن أصله في آخر 3,000 سطر قبله: يومية حتى 3,000 سطر تُفحص كلها، وفي يومية أطول لا تُكتشف نسخة كُتبت بعد أكثر من 3,000 سطر من أصلها. ورقم القيد المستخدم من قبل يُكشف بالترقيم التصاعدي وحده، أي إذا كان أقل من رقم القيد الذي قبله مباشرة: فإن أُعيد رقمان قديمان متتاليان (مثل 3 ثم 4 بعد القيد 10) كُشف الأول وحده، ولا يظهر صف الأصل إن كان أبعد من 3,000 سطر. والنطاق مكتوب تحت جدول حالة الملف في «ابدأ هنا» وفي العرض التقديمي.
• شكل دفاتر وسجلات النظام المبسط اجتهاد من المنتج، لأن القرار يسميها ولا يحدد شكلها، فراجعه مع مأموريتك.
• للنصوص حد أقصى للطول حتى تظهر كاملة عند الطباعة: اسم الحساب 32 حرفاً، والبيان 35، واسم العميل أو المورد 38، واسم الصنف أو الأصل 28، ورقم المستند 12.
• الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين والأصناف تُكتب في أوراقها، ومجموعها في حسابها بالدليل، وفحص في «ابدأ هنا» يطابق بينهما.
• ملف واحد لكل سنة مالية، ولمستخدم واحد في الوقت نفسه. وللسنة الجديدة تحفظ نسخة من الملف، ثم تنسخ إليها أرصدة الحسابات والعملاء والموردين والأصناف من ورقة أرصدة السنة التالية في الملف القديم صفحةً صفحة، وتلصقها بلصق القيم فقط، فلا تُنقل آلياً.

السعة والسرعة

• 20,000 سطر قيد في السنة، و300 حساب، و300 صنف، و300 عميل ومورد، و150 أصلاً ثابتاً، و15 مركز تكلفة، و6 عملات. وملف المثال بسعة 300 سطر للتجربة.
• حجم الملف نحو 12 ميجابايت للتجاري و13 ميجابايت للصناعي، وأقل من ميجابايت لملف المثال. هو مبني لهذه السعة ولطباعة كل تقرير كاملاً، ويُفضل تشغيله على جهاز حديث.
• على جهاز حديث يأخذ تسجيل كل خانة في اليومية نحو ثلثي ثانية في ملف جديد (وأكثر قليلاً في الصناعي، ورقم القيد في أول سطر حتى ثانية وربع)، ونحو ثانية مع اليومية ممتلئة بعشرين ألف سطر (حتى نحو ثانية ونصف في الصناعي)، وتصحيح حساب أو طرف أو رقم مستند في قيد قديم حتى نحو ثانية وثلث. وملف المثال الصغير أقل من عُشر ثانية.

المتطلبات

• Microsoft Excel 2013 أو أحدث على الكمبيوتر.
• بلا ماكرو، وبلا اشتراك، وبلا إنترنت.

التحديث

• تحديث سنوي للملف عند تغير الحدود أو النسب النظامية، وكل حد ونسبة ظاهرة في ورقة حجم الأعمال مع رقم القانون والمادة.